せっかく手帳、スケジュール帳を買っても
書き方や使い方が分からないと
宝の持ち腐れですよね。
また、
自身の使い方に合わないモノを選んでも
使いにくいと感じてしまうでしょう。
そこで今回は、
手帳やスケジュール帳の
正しい使い方や書き方を
・マンスリー
・ウィークリー
・デイリー
それぞれのタイプに合わせて
ご紹介したいと思います!
手帳・スケジュール帳の使い方・書き方 マンスリーの場合は？
マンスリーはミニカレンダーそのもの。
俯瞰で一ヶ月分の予定を
確認できるのが特徴ですね。
マンスリーを使うのに合うタイプは？
マンスリーに合うのは、
以下のようなタイプの方です。
- 1日の作業種類が少ない(量じゃなくて、種類が少ない。)
- 作業の日程が長期に及ぶ(プロジェクト管理など。)
- 予定が自由に組めて、大体の予定が分かればいい場合(個人事業の方など。)
時間単位で動いてるような方には
書き切れなくなるので、
ちょっと使いにくいですね。
予定が数日、数週間続くような方向け
でしょう。
マンスリーだけじゃちょっと足りない、
ウィークリースケジュールも見たい方は、
マンスリーとウィークリーが
一体になったスケジュール帳も
発売されています。
このコクヨ「Pat-mi」は、
ワールドビジネスサテライト
などでも紹介されて
売り切れ続出していた
人気のスケジュール帳です。
マンスリーの書き方は？
マンスリーで効果的な書き方を
ご紹介します。
【前月・次月の部分はメモ欄にする】
マンスリータイプの場合、
前月の月末日部分、
または次月の月初日部分が
必ず空くはずです。
この部分を有効活用して、
ちょっとしたメモなどは
そちらに逃がしてやれば
書き切れなくなることは
無くなるでしょう。
【1日の予定は上から】
マンスリーとはいえ、
1日のマスの中に脈絡無く
ゴチャゴチャ予定を書き込むと、
タスク管理が困難になります。
そこで！！
1日のマスの上部は午前中の予定、
真ん中は昼ごろの予定、
下は午後の予定と
行を分けて記入していくと
大まかな時間管理ができて便利です。
【休日はマーカーで】
休みの日はマーカーなどで囲むと
その月の休日数がひと目で分かり
便利です。
予定も立てやすくなり、
モチベーションアップにも効果的です。
【数日に渡る予定は多色と矢印を使う】
複数の日数に渡る予定や
プロジェクトなどは
その日数分矢印を引くと、
ひと目で把握出来ます。
予定が複数重なる場合は、
予定毎に色を変えて書くようにすると、
タスク管理が容易になります。
確認ミスも減りますよ。
手帳・スケジュール帳の使い方・書き方 ウィークリーの場合は？
ひとえにウィークリーと言っても、実は
- 週間バーチカルタイプ
- 週間ホリゾンタルタイプ
- 週間レフトタイプ
と、3種類があります。
それぞれどう違うんでしょうか？
一つずつ見ていきましょう。
週間バーチカルタイプ
週間バーチカルタイプは、
横軸に1週間分の日を
縦軸に時間を配した
作りになっています。
上の写真を見て頂いて分かる通り、
マンスリーの1週間分を
取り出したような形です。
週間バーチカルタイプを使うのに合うのは？
このタイプがピッタリなのはこのような方です。
- 時間単位で動く営業のような職種
- 作業種類(タスク)が多い人
- 急に仕事が入り、ブッキングミスが起こりやすい方
1日のタスクが多く、
急な予定変更や
予定が立て込むなど、
最も忙しい人向けと言えます。
週間バーチカルタイプの書き方は？
週間バーチカルタイプの
効果的な書き方は以下の通りです。
【矢印を効果的に使う】
1日に何個も予定があるような場合は、
予定時間分矢印を引いておくと、
視覚的に時間を見られるので
ブッキングミスなどを
起こしにくいです。
日をまたぐ予定の場合は、
横方向にも引くと分かりやすいですよ。
【最大の予定は最上部に書く】
1日で最も重要な予定に関しては、
一番上の日付の部分に
タイトルのように記入すると
常に気付くし、
モチベーションも続きますよ。
【省略＆要点だけを完結に書く】
1日が縦長のバーチカル。
そのためどうしても横幅が狭く、
余白やメモ欄なども小さくなりがちです。
なるべく要点を絞って(省略したりして)
記入することで、
スペースを有効に使うようにしましょう。
付箋を貼って
記入範囲を増やすのもいいですね。
週間ホリゾンタルタイプ
週間ホリゾンタルタイプは、
一週間を左右のページに割り振った
横方向に時間が流れるタイプです。
週間ホリゾンタルタイプを使うのに合うのは？
ホリゾンタルが合うタイプの人は
このような方です。
- 週単位で予定が動くような職種の方
- タスクが複雑な方
- 同時に複数のタスクが進行する方
バーチカルタイプよりも
1日の記入範囲が広いので
同時にタスクが進行したり、
複雑なタスクをこなす方は
このタイプがオススメです。
週間ホリゾンタルタイプの書き方は？
ホリゾンタルタイプの
効果的な書き方は以下の通りです。
【上下幅を有効に使う】
1日の記入幅が上下方向に広めなので、
予定の下部分に
メモやタスクリストも記入すると
分かりやすくなります。
【時間軸は狭いので…。】
ホリゾンタルタイプは
1日の時間軸を司る横方向は
どうしても狭くなりがち。
そのため予定が立て込む場合は、
上下にズラして記入するなどの
工夫が必要です。
【最大タスクは日付部分に書く】
バーチカルタイプと同様に、
1日で最も重要な予定に関しては
日付の部分にタイトルのように記入すると
常に気付くし、
モチベーションも続くでしょう。
週間レフトタイプ
週間レフトタイプは、
縦軸に日を、
横軸に時間とメモ欄を設定した
タイプになります。
左ページが時間スケジュール欄、
右ページがメモ欄などになることが
多いです。
週間レフトタイプを使うのに合うのは？
週間レフトが合うtタイプの人は
こんな職種の方です。
- 予定がある程度固まっている職種の方
- アポが少なく、飛び込みで営業する職種の方
- タスクは重複せず、短髪が多いこと
バーチカルとホリゾンタルの
いいとこ取りといった感じの
レフトタイプ。
予定は少ないけど、
予定の最中は
メモを多く取る必要がある方は
レフトタイプがいいでしょう。
週間レフトタイプの書き方は？
週間レフトタイプの効果的な書き方は
以下の通りです。
【週間目標を一番上に書く】
一週間の目標やその週最大の予定などを
左の最上段に記入することで
目標や課題を常に意識出来て、
モチベーションも上がりますよ。
【時間軸は要点絞って記入する】
1週間分の時間軸が
左ページにまとまっているため、
どうしても上下方向に狭くなりがち。
時間軸に記入する時は、
なるべく要点を絞って
シンプルに書くようにすると
スッキリ見やすくなります。
【詳細は右ページに書く】
左の時間軸をシンプルに記入したら、
その予定の詳細は
右ページに書くようにします。
書き切れない情報は
右ページに逃がす感じですね。
色分けすると更に分かりやすくなります。
それ以外にも右ページには、
その日の経費を記入したり、
営業先の情報を記入したりと
自由に使うことが出来ます。
手帳・スケジュール帳の使い方・書き方 デイリーの場合は？
1日1ページのデイリータイプ。
記入できる所が多いのが魅力ですね！
デイリーを使うのに合うのは？
デイリータイプが合う職種の人は
以下の様な方です。
- アイデアやイメージを形にするような職種の方
- タスクが多く、複雑で重複する職種の方
イラストや執筆など
思い浮かんだアイデアを
製品や作品に仕上げていく人などは
ページを自由に使える
デイリータイプが使いやすいはずです。
長期の予定がある方には
予定を見渡せないので不向きです。
今はスマホのカレンダーアプリもあるので、
長期的な予定やスケジュールは
スマホで管理して、
その日のアイデアなどは手帳に記入する
など役割分担を分けるのも
いいんじゃないでしょうか。
デイリーの書き方は？
デイリータイプの効果的な書き方は
以下の通りです。
【1日のタイトルを付ける】
その日の目標や最大の予定などは
日付の最上段部分に掲げておくことで
行動にブレが無くなりますよ。
【時間軸の使い方を工夫する】
時間軸はその日の予定を書き込むだけでなく
プレゼンの進行を書き込んだり、
別の使い方にしてもいいでしょう。
時間軸が狭い場合は
要点だけや略語だけ記入して、
詳細はメモ欄やタスク欄に逃がしてやると
スッキリ見やすくなります。
【タスクは略語が便利】
毎回同じタスクが度々ある場合は、
略語やマークにしてしまうと
書くのも楽ですし、
スペースを有効に使えて見やすくなります。
またその際は色を変えて書くと
見落としを防げます。
まとめ
今回は月間、週間、デイリーの
各スケジュールに向いている人や
書き方についてご紹介しました。
ご紹介した以外にも
便利な書き方や工夫があったら
是非教えて下さいね！
※参照・引用サイト
◯コクヨ
◯NOLTY
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